OHJELMAN DOKUMENTAATIO
Oppilaitoksen kestävän kehityksen ohjelmaan liittyvät asiakirjat kannattaa koota yhteen esimerkiksi kansioksi tai selkeäksi hakemistopuuksi sisäiseen tietoverkkoon.
Kestävän kehityksen asiakirjat on hyvä yhdistää oppilaitoksen toimintajärjestelmän dokumentaatioon, jossa on kuvattu esimerkiksi laatuun ja turvallisuusasioiden hoitoon liittyviä menettelyitä, ohjeita ja vastuita. Koska kestävän kehityksen ohjelma toimii osana toimintajärjestelmää, on sen dokumentaation rakenne tällöin myös sama.
Selkeä dokumentointi ja sen hallinta on tärkeää seuraavista syistä:
- Kestävän kehityksen asioiden hallinnan ja jatkuvan parantamisen varmistaminen: kirjatut periaatteet, päämäärät, tavoitteet, toimenpiteet, menettelytavat ja vastuut.
- Koko organisaation tietoisuuden varmistaminen: hyvä dokumentointi helpottaa viestintää ja perehdyttämistä.
- Tärkeän tiedon säilyminen esim. silloin, kun vastuuhenkilöt vaihtuvat.
- Dokumentointi mahdollistaa seurannan.
- Dokumentointi auttaa osoittamaan, että asiat ovat hallinnassa (ulkoinen auditointi).
Dokumentointia suunnitellessa kannattaa pohtia seuraavia asioita:
- Millaiseen muotoon dokumentointi kootaan (hakemisto intranetissä, keke-kansio)?
- Kuinka hyödynnetään jo olemassa oleva ohjeistus ja dokumentointi
- Kuinka varmistetaan, että tarpeelliset dokumentit ovat työntekijöiden saatavilla?
- Kuinka dokumentointia hyödynnetään viestinnässä ja koulutuksessa?
- Miten dokumentoinnin laadinta, ylläpito ja päivitys toteutetaan?
Kestävän kehityksen asiakirjat kannattaa yhdistää oppilaitoksen toimintajärjestelmän dokumentaatioon, jossa on kuvattu esimerkiksi laatuun ja turvallisuusasioiden hoitoon liittyviä menettelyitä, ohjeita ja vastuita.
Lisätietoa toimintajärjestelmästä: Ks. sivu "Yleistietoa/Kestävän kehityksen ohjelma ja toimintajärjestelmä"
Oppilaitoksen kestävän kehityksen dokumentaatio voi koostua esimerkiksi seuraavista osista:
- Johdanto
Johdanto sisältää lyhyen kuvauksen oppilaitoksen toiminnasta, kestävän kehityksen politiikan tai -periaatteet, sekä tärkeimmät kestävän kehityksen asioiden hallintaan liittyvät vastuut ja käytännöt. Niitä ovat esimerkiksi:
- kestävän kehityksen vastuuhenkilöiden tehtävien kuvaus
- kuvaus, miten oppilaitoksen kestävän kehityksen ohjelma laaditaan tai päivitetään (milloin tapahtuu, ketkä osallistuvat, miten prosessi etenee)
- kuvaus, miten oppilaitos arvioi kestävän kehityksen ohjelman toteutumista ja kestävän kehityksen asioiden hoidon tasoa opetuksessa ja arkikäytännöissä (milloin tapahtuu, ketkä osallistuvat, miten prosessi etenee)
- oppilaitosta koskevan kestävän kehityksen osa-alueisiin liittyvän lainsäädännön tunnistaminen ja hallinta
- kuvaus kestävän kehityksen asioihin liittyvän perehdytyksen ja koulutuksen toteutuksesta
- lyhyt kuvaus opetukseen ja ylläpitotoimintoihin liittyvien keke-asioiden hallinnasta (tärkeimmät menettelyt ja vastuut), esimerkiksi kestävän kehityksen opetuksen suunnittelu ja arviointi
- tärkeimmät ylläpitotoiminnot (kuten hankinnat, materiaalien käyttö, jätehuolto, energia ja vesi, vaaralliset aineet)
- turvallisuus (työturvallisuus, hätätilanteet, ym.)
Tässä osassa menettelyt on hyvä kuvata lyhyesti ja suosia taulukoiden ja kaavioiden käyttöä. Tavoitteena on, että kaikki oppilaitoksessa toimivat ja niin haluttaessa myös ulkopuoliset saisivat nopeasti selkeän kuvan, miten kestävän kehityksen ohjelman toteutus oppilaitoksessa on järjestetty. Menettelykuvausten kohdalla kannattaa ainoastaan viitata tarkempiin toimintaohjeisiin ja viiteaineistoon, jotka ovat muualla dokumentaatiossa.
- Kestävän kehityksen ohjelma
Johdanto-osan jälkeen voidaan esittää oppilaitoksen kestävän kehityksen ohjelma, joka sisältää useampia tavoitteita toimenpiteineen, vastuineen ja aikatauluineen. Ohjelma päivittyy vuosittain kansioon tai sähköiseen dokumentaatioon. Edellisten vuosien ohjelmat kannattaa säilyttää jatkumona dokumentaatiossa. Tällöin on helppo tarkastella keke-työn etenemistä ja jatkuvan parantamisen toteutumista.
- Ohjeet
Kestävän kehityksen asioita koskevat ohjeet tulee sijoittaa tiloihin, joissa niitä tarvitaan. Kaikki ohjetiedostot on kuitenkin hyvä koota myös yhteen paikkaan keke-kansioon tai sähköiseen hakemistoon. Esim. taulukon avulla voitaan koota tieto millaisia ohjeita on laadittu, mistä ne löytyvät, kuka niistä vastaa ja milloin ohje on viimeksi päivitetty.
- Viiteaineisto
Muita kestävän kehityksen ohjelmaan liittyviä tiedostoja ovat esimerkiksi oppilaitosta koskevat ympäristö- ja työsuojelusäännökset, kokousten muistiot, kartoitusten ja itsearviointien raportit, mittaustiedot, oppilaitoksen toimintaan liittyvät luvat ja sopimukset, oppilaitoksen opetussuunnitelmat sekä tiedot esiintyneistä poikkeamista ja korjaavista toimenpiteistä. Viiteaineistoa kertyy yleensä vähitellen ohjelman toteutuksen edetessä. Tämän aineiston arkistoiminen on tärkeää, sillä edellä mainittuja tiedostoja tarvitaan muun muassa seuraavista syistä:
- kestävän kehityksen asioiden hallinnan tueksi (lait ja määräykset, opetussuunnitelma)
- toiminnan arvioimiseksi ja kehittämiseksi (arviointien ja katselmusten tulokset)
- virheistä oppimiseksi (poikkeamat, korjaavat toimenpiteet)
- ympäristönsuojelun tason osoittamiseksi (energian- ja vedenkulutus, jätemäärät)
- ulkoisen viestinnän tueksi (tiedot merkittävistä keke-näkökohdista)
Yllämainittujen dokumenttien malleja ja pohjia on osiossa "LOMAKKEITA JA TYÖKALUJA"
Kestävän kehityksen asioiden dokumentointia suunniteltaessa oppilaitoksen on syytä pohtia, mitä todella kannattaa dokumentoida ja millä tavalla. Liian suuri tekstimäärä voi olla enemmän haitaksi kuin hyödyksi, jos oppilaitosyhteisön jäsenet eivät jaksa tutustua valtavaan keke-kansioon.
Kannattaa myös miettiä dokumentaation paloittelemista sopiviin osiin, niin että oppilaitoksen eri toimijat saavat vain tarvitsemansa tiedon (esimerkiksi johdanto-osa ja kestävän kehityksen ohjelma kaikille, ja ohjeista jokaiselle vain omaa työtä koskevat asiat). Dokumentointi suunnitellaan kuitenkin niin, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa mitään olennaista tietoa ei häviä oppilaitoksesta, ja tieto siirtyy uudelle vastuuhenkilölle.