TOIMINTAJÄRJESTELMÄN RAKENTAMINEN

Opetusministeriön ja Opetushallituksen Ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositus kannustaa ja tukee koulutuksen järjestäjiä ja oppilaitoksia toimintajärjestelmien rakentamisessa. Suosituksessa kuvataan toimintajärjestelmän keskeisiä osa-alueita ja annetaan ohjeita järjestelmän suunnitteluun ja toteutukseen.

Koulutuksen järjestäjä tai oppilaitos voi halutessaan käyttää järjestelmän rakentamisen tukena erilaisia standardeja tai kriteereitä, kuten ISO 9001 -laatujärjestelmää, EFQM -laatupalkintokriteeristöä, ISO 14 001 -ympäristöjärjestelmää tai OHSAS 18 001 työterveys- ja turvallisuusjärjestelmää. Kestävän kehityksen sisällyttämistä toimintajärjestelmään tukevat Oppilaitosten ympäristösertifioinnin perustana olevat Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerit. Vuoden 2008 aikana kriteerit laajennetaan kattamaan kaikki kestävän kehityksen ulottuvuudet.

Ammatillisen koulutuksen laadunhallintasuositukset on valmisteltu opetushallituksessa yhteistyössä koulutuksen järjestäjien, työ- ja elinkeinoelämän sekä opiskelijoiden kanssa. Niiden tehtävänä on tukea ja kannustaa ammatillisen koulutuksen järjestäjiä kehittämään toimintansa laatua kohti erinomaisuutta. Suositukset eivät ole sidottuja mihinkään tiettyyn laadunhallintajärjestelmään, vaan niitä voidaan soveltaa olemassa oleviin järjestelmiin. Laadunhallintasuosituksiin sisältyvät kaikki kestävän kehityksen ulottuvuudet. Laadunhallintasuositusten keskeinen periaate on toimintojen kehittäminen kokonaisuutena. Kokonaisvaltainen kehittäminen toteutuu silloin, kun koulutuksen järjestäjä toimii toimintajärjestelmän puitteissa kehittäen ja parantaen toimintaansa jatkuvasti.

Toimintajärjestelmän rakentamisen lähtökohtana ovat oppilaitoksen toimintaan liittyvät laatu-, ympäristö-, turvallisuus- ja hyvinvointinäkökohdat tai muut tärkeäksi koetut asiat, joita halutaan kehittää. Nämä näkökohdat ja niiden tila tulee tunnistaa ja kartoittaa esimerkiksi itsearvioinnin, kyselyiden ja katselmusten perusteella. Hyödyllinen työväline kartoituksen ja näkökohtien tueksi on oppilaitoksen toimintaprosessien kuvaaminen (Ks.sivu "Toimintaprosessien kuvaaminen" ). Oppilaitosyhteisö käsittelee kartoituksessa saatua tietoa yhdessä, sekä arvioi ja valitsee ne merkittävät näkökohdat, joita tulisi parantaa.

Merkittävien näkökohtien pohjalta suunnitellaan kehittämisen päämäärät, tavoitteet ja toimenpiteet, jotka kohdistuvat oppilaitoksen toimintoihin ja prosesseihin. Päämäärinä voivat olla esimerkiksi opetuksen laadun, työturvallisuuden tai kouluhyvinvoinnin parantaminen, tai ympäristövastuullisten toimintatapojen edistäminen. Kehittämistavoitteita ja toimenpiteitä viedään käytännössä eteenpäin oppilaitoksen vuosisuunnitelman ja pidemmän tähtäimen suunnitelmien kautta. Niissä määritellään tavoitteille ja toimenpiteille vastuut, aikataulut ja resurssit.

Toimintojen ja prosessien kehittämisen lisäksi on tärkeää, että oppilaitoksen henkilöstö ja opiskelijat sekä ulkopuoliset toimijat ja yhteistyötahot ohjeistetaan ja perehdytetään oppilaitoksen toimintatapoihin ja käytäntöihin. Toimintajärjestelmään kuuluvat oleellisena osana mm. toimintoja ja prosesseja koskeva ohjeistus, oppilaitoksen toimijoiden vastuiden määrittely sekä perehdytyksen ja koulutuksen käytäntöjen kuvaus. Toimintajärjestelmän toteuttamiseen liittyvät menettelyt kuvataan järjestelmän dokumentaatiossa, joka on järkevää rakentaa intranetiin, Internetiin tai johonkin virtuaaliseen oppimisympäristöön.

Jatkuva parantaminen perustuu toiminnan ja tavoitteiden saavuttamisen seurantaan ja arviointiin. Seuranta on osin jatkuvaa, toiminnan aikana tapahtuvaa tarkkailua, jonka tavoitteena on tunnistaa mahdolliset ongelmat ja poikkeamat, ja korjata toimintaa. Oppilaitoksissa opetusta ja muuta toimintaa arvioidaan vuosittain itsearviointien tai auditointien perusteella. Tällöin otetaan kantaa tavoitteiden saavuttamiseen ja toimenpiteiden toteutumiseen, ja arvioidaan toiminnan tasoa yleisesti. Arviointitieto on pohjana uusien kehittämiskohteiden tunnistamiselle ja tavoitteiden asettamiselle.

Alla olevassa kaaviossa on kuvattu toimintajärjestelmän dokumentaation rakenne. Kestävän kehityksen ohjelma sisällytetään toimintajärjestelmään ottamalla siihen mukaan ekologisen, sosiaalisen, kulttuurisen ja taloudellisen kestävyyden näkökulmat:

(Vertaa: "Ohjelman rakentaminen/Ohjelman dokumentaatio -> Keke-ohjelman dokumentaatio")

Kestävän kehityksen ohjelma voidaan rakentaa tunnistamalla kestävän kehityksen eri osa-alueisiin liittyvät näkökohdat ja parannustarpeet aikaisemmin kuvatulla tavalla, ja suunnittelemalla niiden pohjalta ohjelman tavoitteet ja kehittämistoimenpiteet.

Koko toimintajärjestelmänkin rakentaminen voi lähteä liikkeelle kestävän kehityksen ohjelmasta. Kun keke-asioiden suunnittelun kautta luodaan oppilaitokseen toimintajärjestelmän rakenne, voidaan samaan järjestelmään helposti yhdistää esimerkiksi laatujärjestelmä. Mikäli oppilaitoksella on laatujärjestelmä jo valmiiksi olemassa, voidaan vastaavasti kestävän kehityksen asioiden kartoitus, tavoitteet, toimenpiteet, ohjeistus, perehdytys ja arviointi liittää laatujärjestelmän toteutukseen ja dokumentaatioon.

Alla olevassa kuvassa on esitetty jatkuvaan parantamiseen perustuvan toimintajärjestelmän toimintaperiaate. Kestävän kehityksen ohjelma kytkeytyy siinä toimintajärjestelmän kehittämistavoitteisiin ja -toimenpiteisiin.

Linkkejä: