4.3 Kunnossapitojärjestelmän toiminnot

Kunnossapitokortisto
Kunnossapitokortisto on koko kunnossapidon tietojärjestelmän ydin, jonka tietoja muut sovellukset käyttävät hyväksi. Kunnossapitokortistoon viedään tiedot ja kuvaus koko kunnossapidettävästä laitoksesta. Kortisto sisältää tuotantoprosessin ja sen eri järjestelmien (automaatio, energianjakelu yms.) kuvauksen hierarkioineen, tiedot koneista, laitteista, varaosista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista ja huolto-ohjeista. 

Laitepaikkakortisto
Laitepaikkakortistossa kuvataan laitoksen tuotantoprosessi halutulla tarkkuudella. Oma paikkahierarkia ja tunnistejärjestelmä voi olla esim. automaatio-, instrumentointi-, sähkö-, kone- ja kiinteistöpaikoilla. Laitepaikkojen tunnisteina käytetään olemassa olevia prosessipositioita. Voidaan myös tehdä uudet tunnisteet oman tarveharkinnan pohjalta. Laitepaikkatunnus säilyy samana, vaikka paikassa oleva laite tai järjestelmä vaihdettaisiin toisenlaiseen. 

Laitepaikkakorteille viedään mm. seuraavat tiedot:

tunniste

nimi

paikka hierarkiassa

tarvittavat muut paikkaan liittyvät tiedot.

Laitepaikkoja käytetään tunnisteina, joilla erilaiset kunnossapitoon liittyvät tiedot ja toimenpiteet kohdistetaan tuotantoprosessiin. Laitepaikoilla kerrotaan laitteille niiden tehtävät laitoksessa. 

Laitekortisto
Toiminnan helpottamiseksi laitetunnukset kannattaa merkitä laitteisiin. Laitetunnus seuraa laitetta koko sen elinjakson ajan. Laitetunnus voi olla rakenteeltaan esim. PM205, jossa PM on pumput ja 205 on kahdessadasviides pumppu. 

Laitekorteille viedään mm. seuraavat tiedot:

tunniste

nimi

paikka hierarkiassa

laitepaikka, jossa laite on "töissä"

yleistiedot

hankintatiedot

tekniset tiedot

muut laitteeseen liittyvät tiedot.

Kuva 4.2. Kortistoon tallennetaan tiedot kaikista kunnossapidettävistä kohteista.

Asiakirjakortisto
Asiakirjakortistossa ylläpidetään tietoja kunnossapidettäviin kohteisiin liittyvistä piirustuksista, käyttö- ja huolto-ohjeista sekä muista dokumenteista. 

Päiväkirjat
Päiväkirjat-sovelluksella voidaan yhdistää yrityksen kaikki henkilöt kunnossapitojärjestelmän käyttäjiksi. Sovellus voi toimia mm. tuotannon häiriöiden ja vikojen päiväkirjana, josta on suora yhteys varsinaiseen vikaseurantaan. Päiväkirjat palvelevat kunnossapitoa pienempien töiden korjaus- ja vikahistoriana, jonne voi helposti raportoida korjatut viat, tehdyt huollot sekä muut halutut asiat kunnossapitohistoriaan kaikkien näkyville. 

Posti
Postilla voidaan lähettää ja vastaanottaa viestejä eri käyttäjien kesken sekä vastata tulleisiin viesteihin. Mukana on myös hyväksymiskierto-menettelyt, joilla voidaan käyttää hyväksymiskierrolla mm. tilauskehotteita ja laskuja. 

Kunnossapitotöiden ohjaus
Kunnossapitotyöt jaetaan niiden suunnittelu-, ohjaus- ja raportointitapojen mukaan kolmeen ryhmään. Ensimmäisen ryhmän muodostavat viat ja muut häiriöt, jotka vaativat pikaista korjaamista. Nämä työt valvotaan sovelluksella, jota kutsutaan vikaseurannaksi. Tätä kautta käytettävyysseurantaan sekä vika- ja kunnossapitohistoriaan tallentuvat tiedot näistä toimenpiteistä.
Toisen ryhmän muodostavat säännöllisesti toistuvat toimenpiteet, kuten voiteluhuolto, määräaikaistarkistukset, kalibroinnit ja muut ennakoivan huollon toimenpiteet. Nämä toimenpiteet suunnitellaan, ohjataan ja valvotaan ennakkohuoltosovelluksella.
Kolmannen ryhmän muodostavat kertatyöt, joissa on aikaa suunnitella työ tarvittavalla tavalla. Nämä työt voivat olla pieniä, ei-kiireellisiä korjauksia tai isoja muutos- tai uudistöitä, joiden suoritukseen kunnossapito-osasto osallistuu. Näitä töitä suunnitellaan, ohjataan ja valvotaan sovelluksella, jota kutsutaan työnsuunnitteluksi tai töiden järjestelyksi.

Vikaseuranta
Vikojen seuranta on välttämätöntä kaikille tuotannollisille yrityksille, joille laitoksen käyttövarmuus, käyttövarmuuden seuranta sekä jatkuva parantaminen ovat tärkeitä. Vikailmoituksia ja työtilauksia voidaan yleensä tarvittaessa katsella visuaalisessa muodossa aikajanalla projektinhallintaohjelmassa. 

Vikaseurantaan tallennetaan mm. seuraavat tiedot vioista ja häiriöistä:

ilmoittaja ja ilmoitusaika

vian kohde (laite ja/tai laitepaikka)

korjaustyön vetäjä

korjauksen alkamis- ja loppumisajat

mahdollinen vian aiheuttama seisokkiaika

vian luokittelutiedot (häiriö, vaikutus, ilmeneminen, kiireellisyys)

selväkielinen selvitys viasta ja raportti sen korjauksesta

tiedot korjaajasta tai korjaajista ja korjaukseen kulunut aika. 

Kuva 4.3. Vikaseurantaan tallennetaan tiedot kaikista laitteissa ja laitoksessa esiintyvistä vioista ja häiriöistä. 

Huoltotoimenpiteistä viedään järjestelmään mm. seuraavat tiedot:

toimenpiteen nimi

toimenpiteen kohde

kuvaus toimenpiteestä

tarvittavat työkalut ja materiaalit

huoltoryhmä (esim. suorittaja)

reittinumero (järjestää toimenpiteet reitin mukaiseen järjestykseen)

huoltoväli (viikko- tai päiväväli tai mittarilukema)

ohjaavan mittarin tunnus

suorittava resurssi

arvioitu aika.

Järjestelmä on työnjohdon ja töiden suorittajien työkalu, jota kukin voi käyttää harkintansa mukaan. Työnjohtajat määrittävät ja ohjeistavat työt, suorittajat voivat ajaa listat ja kuitata palautetiedot omilta työasemiltaan järjestelmään.

Työnsuunnittelu
Töihin liittyviä yleisiä periaatteita
Työnsuunnittelu-sovelluksella suunnitellaan, ohjataan ja valvotaan kaikkia kertaluonteisia tai epäsäännöllisesti toistuvia töitä, joilla on suunnitteluaikaa ja jotka tehdään tulevaisuudessa. Työt voivat olla pieniä korjaus- tai suuria investointitöitä. 

Kuva 4.4. Kaikkia määrävälein toistuvia töitä ohjataan Ennakkohuollon kautta.

Kuva 4.5. Kunnossapitotöiden käsittelyyn liittyy työn elinkaaren aikana useita erillisiä toimintoja, jotka on pystyttävä tekemään kunnossapitojärjestelmässä. 

töiden tilaaminen

tilausten vastaanotto

työn karkeasuunnittelu (mitä)

kustannusarvion teko

työn toteutushyväksyntä

työn vaiheistus

materiaalisuunnittelu (mistä)

työn ajoitus/seisokkisuunnittelu (koska)

resurssi- ja kuormitussuunnittelu (kuka/millä, kuinka kauan)

työn aloitus

työn valmistuminen

palautetietojen anto

työn siirto historiaan.

Työnsuunnittelun tarkkuus on harkittava jokaisessa yrityksessä tapauskohtaisesti. Esimerkiksi pienehköt työt hoituvat yksinkertaisesti kahdella pääteistunnolla. Ensin viedään työ järjestelmään ja tehdään tarvittavat suunnitelmat sekä tulostetaan työmääräin. Toisella kerralla ilmoitetaan työ valmistuneeksi ja viedään tarvittavat palautetiedot järjestelmään. Laajemmat työkokonaisuudet vaativat tarkemman suunnittelun, jolloin niiden suunnitteluun kuluu enemmän aikaa. Laajemmissa töissä voidaan kuitenkin hyvällä suunnittelulla ja valmistelulla pienentää kustannuksia ja toteuttaa tehtävä paremmin annettujen aikataulujen puitteissa. 

Materiaalinhallinta

Varastokirjanpito
Kunnossapidon tietojärjestelmiin integroidut materiaalinhallintajärjestelmät tarjoavat yleensä monipuoliset mahdollisuudet varastojen seurantaan ja hallintaan. Varasto- ja osto-osuudet on nykyisin saumattomasti kytketty järjestelmän muihin osiin, joten varastotapahtumat voidaan kohdistaa mm. kunnossapitokortiston kohteille, töille jne., jolloin varastossa syntyvät kustannukset ovat nähtävissä välittömästi. Myös varaosaliittymät nimikkeiden ja laitteiden välillä ovat hoidettavissa joko kortistosta tai varastosta. 
Varastojärjestelmät tukevat monivarastojärjestelmää, eli samaa nimikettä voi olla samaan aikaan useammassa varastossa. Varastoihin voidaan perustaa hyllyjärjestelmät, jolloin nimike voi sijaita ainoastaan etukäteen perustetuilla hyllypaikoilla. Varastoissa voi olla mahdollista käyttää myös kaupintavarastomenettelyä. 

Kuva 4.6. Navigaattorilla voidaan helposti selata varastonimikkeitä materiaaliryhmittäin.