Liiketoiminnan prosessointi

Kun yritystä organisoidaan eli järjestellään tarkoitukseen sopivalla tavalla, on huomioitava neljä toisiinsa vaikuttavaa keskeistä periaatetta: tilajärjestely, ihmisten ja prosessien organisointi sekä tiedon ja materiaalin saannin tosiaikaisuus kaikessa toiminnassa. Näiden osien hallinta on mahdollista vain, jos prosessi on järjestetty oikein.

Organisointi ja vastuujärjestys

Järkevä – ihanteellinen yksikkö – muodostaa liiketoimintaprosessin. Se tarkoittaa johdon etukäteen määrittelemää toiminnanmuotoa (strategiaa), joka johtaa järjestelmälliseen suunnitteluun ja toimeenpanoon läpi organisaation niin, että kannattavaa liiketoimintaa syntyy. Muodostunut yksikkö on kooltaan kullekin liiketoiminnalle juuri sopivan kokoinen.

Liiketoiminnan hallinta
Yritystä koskeva tutkimus mutta erityisesti prosessiajattelu on edennyt 1990-luvulla pitkin harppauksin eteenpäin. Prosessit järjestetään eli organisoidaan sen mukaan, miten suuri valmistettava erä kulloinkin on. Erotetaan kaksi käsitettä: projekti on kertaluontoinen ja prosessi taas jatkuva.

Liiketoimintaa ja yrityksen ihanteellista kokoa kuvaa parhaiten pyramidi, jossa onnistumisen kannalta katsoen asioiden tärkeys on järjestetty kolmelle tasolle. Johdon laatimat pelisäännöt (visio, päämäärä ja strategia) laaditaan ylimmällä tasolla, ja ne kohdistuvat tulevaan toimintaan.

Keskellä pätee sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Suunnittelu tähtää tulevaisuuteen. Osa suunnittelusta on prosessin tosiaikaista ja vuorovaikutuksellista toimeenpanon ohjausta, avustamista tai tukitoimintoja.

Toteutus tapahtuu lattiatasolla eli prosessiryhmien kerroksessa. Toiminta on pääosin reaaliaikaista, ja sen eri toimintoja tuetaan liiketoimintajärjestelmien tasolta. Koko yrityksen liiketoiminta muodostaa tapahtumasarjan eli liiketoimintaprosessin.

Näin ymmärrettynä liiketoimintaprosessi on järjestelmällistä yrityksen toimintojen johtamista, suunnittelua ja toimeenpanoa. Tarkoituksena on, että asiakkaat saavat laadultaan kelvollisia tuotteita ja palveluita täsmällisesti – yhteisesti sovittuun aikaan ja hintaan.

Tutkijat Nanaka & Takeuchi (1995) määrittelivät organisaatiossa vaikuttavan tiedon muodostuksen prosessin. Tieto siirtyy: keskeltä ylös alas –periaatteella, kuva 3.

Toiminnan kaksi ulottuvuutta
Liiketoiminta koostuu pystysuuntaisista prosessin johtamiseen ja ohjaukseen liittyvistä osista ja vaakatason projekteista tai prosesseista. Arvojärjestys kuvitellaan pystysuuntaiseksi. Ylimmällä tasolla on eniten valtaa ja vastuuta, mutta myös mahdollisuuksia. Kun eri toiminnot ryhmitellään peräkkäin toiminnan vaatimaan järjestykseen – vaakatasoon – syntyy toimintoketju eli tuotteiden valmistus etenee työvaiheista toiseen.

Kuva 3. Liiketoimintayksikön hallinnan tasot ja tiedon kulku: keskeltä ylös alas –periaate ja toimintojen eteneminen vaakatasossa.

Liiketoiminnan tehtävät eri tasoilla

Liiketoimintaprosessi on tehokkaimmillaan, kun sillä on sopiva koko, kun sitä johdetaan asetettujen päämäärien ja tavoitteiden suuntaan ja kun sen tehtävät, vastuut ja oikeudet ovat arvojärjestyksessä.

Organisointi
Tuotetehtaan tai verstaan organisointi merkitsee tilajärjestelyä. Samalla ihmiset ja prosessit on organisoitu tehtävien edellyttämällä tavalla.

Kuitenkin tiedon nopea kulku ja samanaikaisuus kaikkialla, mullistaa perinteisen organisointitavan. Kaaos ja tiedon paljous on ensin jäsennettävä yrityksen pelisäännöiksi siitä, mitä tehdään missäkin kerroksessa. Keskeltä ylös alas -periaate on uusi tapa hallita tosiaikaisesti tuotantovälineitä, tietoa ja vastuita organisaation sisällä.

Aluksi ihmisten vastuujärjestys mutta myös tehtävät määritellään ja ryhmitellään eri tasoille. Pyramidin huipulla on vain muutama strategisesti tärkeä asia, jotka viestitään kaikkialle organisaatioon. Keskitasolla suunnitellaan erilaisia järjestelmiä, projekteja, prosesseja ja kehitetään niitä kokonaisuuksia, joiden kautta yritys toimii. Projekti- ja prosessiryhmien taso on vasta se tosiaikainen maailma, jossa varsinaisesti fyysiset osat, tilat, ihmiset ja prosessit, toimivat. Näiden organisointi lopulta ratkaisee sen, miten yritys ylipäänsä menestyy.

Olennaista on myös havaita, että kaksi ylintä tasoa voivat sijaita maantieteellisesti missä tahansa. Tästä seuraa, että organisoitava yritys on aina enemmän tai vähemmän verkostoyritys.

Järjestely eri tasoilla
Työntekijöiden toimipaikka sijaitsee siinä kerroksessa, missä hänen osaamistaan kulloinkin eniten tarvitaan. Kuka tahansa yrityksen henkilöistä voidaan sijoittaa johonkin projektiin tai prosessiin prosessiryhmien kerrokseen. Kun tehtävä on päättynyt, hän palaa liiketoimintajärjestelmien kerrokseen, sijoitettavaksi uudelleen tai entiseen tehtäväänsä.

Pyramidin huippu kuvaa yksikön johtoa, keskiosa suunnittelua ja alaosa todellisen projektin ja prosessin sijaintia, kuva 4. Olipa liiketoimi suuri tai pieni, tämä järjestely on tavallaan aina pakollinen. Pienissä järjestelyissä se toimii usein vain työntekijän ajatuksissa.

Kuva 4. Liiketoimintaprosessin organisoinnin yleismalli.

Michael Porter määritteli 1980-luvulla liiketoimintaprosessin toiminnot. Tässä ne sijoitetaan kolmion muotoiseen viitekehykseen. Neljä tukitoimintoa sijoittuu liiketoimintajärjestelmien kerrokseen ja viisi perustoimintoa prosessiryhmien kerrokseen. Kaikki toiminnot sijoitetaan tässä kuvan mukaiseen viitekehykseen. Liiketoimintaprosessin organisointiin liittyvät tehtävät ja keskeiset periaatteet eri kerroksissa:

• Tiedon hallinnan kerros. Tulevan toiminnan meno- ja tuloarvion sekä voimavarojen määrittelyn alkusysäys tapahtuu yritysjohdon toimesta. Johto päättää strategiasta eli niistä toimenpiteistä, joilla yritys aikoo menestyä tulevaisuudessa.
  
  Kaikki strategiaan, liiketoimintajärjestelmiin ja prosesseihin liittyvä olennainen tieto taltioidaan yhteiseen tiedostoon. Tulevaisuuteen tähtäävät toiminnan ja talouden pääperiaatteet luodaan tässä kerroksessa.
  
   

• Liiketoimintajärjestelmien kerros. Prosessin tukitoiminnot oletetaan tuotavan tässä prosessiin virtaukseen nähden poikittaisesta suunnasta.
  
  Tämän kerroksen henkilöstö suunnittelee, järjestelee ja määrittelee liiketoiminnan eri projektit tai prosessit. Tieto kulkee keskeltä ylös alas -periaatteella.
  
  Yrityksen kaikki voimavarat, kuten työntekijät ja tuotantokalusto sijaitsevat täällä. Voimavarat osoitetaan sinne, missä niitä kulloinkin tarvitaan. Kun projekti tai prosessi päättyy, ne palaavat aina takaisin liiketoimintajärjestelmien kerrokseen. Työntekijät ovat tavallaan vain komennuksella eri tehtävissä, eri kerroksissa.
  
  Yrityksen koordinointi eli sopusuhtaisen toiminnan järjestely sijaitsee juuri tässä kerroksessa. Jokaiselle projektille ja prosessille on laadittu pelisäännöt; kuka koordinoi, kuka johtaa jne.
  
   

• Prosessiryhmien kerros. Jokaisella prosessin toiminnolla on tietty tehtävä. Prosessi etenee vaakasuunnassa ja siis lattiatasossa. Liiketoiminnan tapauksesta toiseen etenevä kehityssarja – prosessi – noudattaa ketjulle omaista muotoa.
  
  Olennaista on myös havaita se, että perustoimintoihin luokitellaan lattiatason myynti- ja markkinointi, logistiikka ja huolto. Kysymys on toiminnan tehostamisesta.
  
  Nykyisin vallitsevalle ajattelulle on kuvaavaa, että kaikki toiminnot – siis tuki- ja perustoiminnot – pyritään sijoittamaan lähelle prosessia tai ihan sen viereen. Tällöin näköhavaintoihin perustuvan työvaltaisten prosessin manuaalinen eli käsin tapahtuva ohjaus voidaan järjestää tarkoituksen sopivalla tavalla.
   

Oikeastaan tämä pyramidi tasoineen on ollut käytössä jo 1950-luvulta saakka.

Prosessia tukevat toiminnot, kuten johto, suunnittelu, hankinta ja työnsuunnittelu, sijaitsivat usein fyysisesti tehtaan ylemmissä kerroksissa kuvan 3 tapaan.

Armeijan organisoinnista peräisin oleva ja komentoihin perustuva tiedon kulku toimi ylhäältä alas ja alhaalta ylös –periaatteella. Tieto kulki aina esimiehen kautta eli oikosulut olivat kiellettyjä.

Kuitenkin työpajaolosuhteissa tätä ”sääntöä” rikottiin jatkuvasti. Koska asiat piti saada sujumaan nopeasti, virkatietä ei aina noudatettu. Asioitiin suoraan sinne, missä ongelmaan apu löytyi.

Itse asiassa keskeltä ylös alas –periaate (Kuva 3) vahvistaa tuon aikaisemmin käytetyn epävirallisen käytännön.

Useiden tutkimusten mukaan keskijohto on suunnitelmien tekijä, välittäjä ja toimeenpaneva yrityksen voima.


Rakennustuote.info


Linkkejä tuoteverstaan organisoinnista

Organisaation vaikutus kustannuksiin

Erän suuruuden teknologian ja prosessin organisoinnista

Läpäisyajan lyhentäminen ja visuaalinen ohjaus


Linkkejä kustannus-
laskennasta

Talouskuva

Rakennustuotteita valmistavan yksikön tuloslaskelma

Kustannukset ja jalostusarvo


Pohdittavaa

Miten liiketoimintaa hallitaan alkavassa yrityksessä tai pienessä yksikössä, kuten solussa?

Miksi yksikön koon kasvaminen tuo mukanaan arvojärjestelmän, rakenteita ja lisää kustannuksia?






Uusi tapa hallita tietoa ja ihmisiä




Pohdittavaa

Miksi myynti ja markkinointi on luokiteltu perustoiminnoksi ja sijoitettu prosessiryhmien kerrokseen?