Tiimin muodostaminen

Tiimiajattelu on läheistä sukua tuotannollisessa solussa tapahtuvalle soluajattelulle. Molemmissa vaikuttavat tietyt lainalaisuudet ja käyttäytymissäännöt, joita on mahdotonta etukäteen ennakoida. Jokainen yksilö käyttäytyy hänelle ominaisella tavalla. Tiimin periaatteet voidaan oppia, mutta sopeutuminen tapahtuu – vähitellen vasta todellisessa tilanteessa – tiimissä tai työsolussa.
 

Tiimiajattelun perusteita

Tiimi on pieni joukko osaamisalueiltaan toisiaan täydentäviä henkilöitä, jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään, tavoitteelliseen suoritukseen ja työskentelytapaan. He kantavat myös yhdessä vastuun tekemästään työstä.
 

Tiimin kokoonpano
Hyvä tiimi ja sen suorituskyky kulkevat käsi kädessä. Onnistumisen perusoletuksia ovat selkeä yhteinen näkemys, konkreettiset tavoitteet ja vahva sitoutuminen päämäärään sekä yksilön että tiimin tasolla.

Tiimin kokoonpanossa pyritään löytämään oikea tasapaino eri osaamisalueiden kesken. Tarvittava osaaminen jakautuu kolmeen alueeseen:

a) tekninen tai toiminnallinen osaaminen tai molemmat
b) taito ratkaista ongelmia ja tehdä päätöksiä
c) taito kommunikoida ihmisten kanssa.
 

Tiimin muodostaminen
 

Tiimi voi olla luonteeltaan lyhytkestoinen projekti tai pysyvä ja siis jatkuva prosessi. Tiimiorganisoinnin avulla haetaan seuraavia etuja:

Oppiminen. Tiimien avulla kootaan yhteen eri alueiden keskeiset osaajat ratkomaan yhteisiä ongelmia. Pelkkä ongelmallinen ympäristö ja sen ratkaisu kiihdyttävät oppimista.

Asiakastyytyväisyys. Tiimin toiminnan lähtökohtana ovat selkeästi määritellyt, asiakkaan tarpeista lähtevät tavoitteet. Tehdyllä tuotteella tai palvelulla on aina yrityksen sisäinen tai ulkoinen asiakas.

Joustavuus ja reagointikyky. Tiimirakenteita ja tiimin tavoitteita voidaan muuttaa nopeasti. Koska koko työtiimin olemassaolo riippuu asiakkaiden kulloisestakin tarpeista, asioihin reagoidaan nopeasti ja joustavasti.

Tiimin muodot. Tiimit voidaan jakaa luonteeltaan
a) ehdottaviin, kuten kehitysryhmät
b) suorittaviin, kuten tarjoustiimi tai asiakaspalvelutiimi tai tiimin
    tapaan toimiva työsolu, ja
c) ohjaaviin, kuten johtoryhmä.
 

Kuva 16. Tiimiajattelun perustekijät.

 

Vuorovaikutteisen tiimin prosessi

Asiakkaiden jatkuvasti lisääntyviin ja erilaistamista edellyttäviin vaatimuksiin etsitään usein ratkaisua työsoluista tai tiimeistä. Koska menetelmät ja teknologia muuttuvat koko ajan, myös organisoinnin on mukauduttava muutokseen. Yrityksen ongelmanratkaisu eri tilanteissa muodostaa eräänlaisen pakon organisoitua oikein. Miten tiimi sitten toimii prosessina?
 

Oppimista kriisien kautta
Kriisit ovat olennainen osa taitojen oppimista, koska ongelma luo aina pienen tai suuren pulman. Samalla kriisi murskaa totuttua ja tuttua. Ongelmanratkaisussa syntynyt tilanne myös kyseenalaistaa kaiken entisen, ja samalla kriisi on aina ärsyke aivoille. Lisäksi se aiheuttaa turhauman, ellei esillä olevaa ongelmaa kyetä ratkaisemaan.

Ratkaisun löytyminen riippuu nyt yksilön tai tiimin harjaantumisesta, kokemuksesta ja luovuudesta. Myös ulkopuoliset ärsykkeet, vuorovaikutus tai yhteistyö asiantuntijoiden kanssa voivat tuoda ratkaisun ongelmaan.

Kriisivaihe voi olla lyhytkin. Samalla ihmisten sitoutuminen työsoluun on pakollista, koska päivän ”tuotantokiintiöstä” on aina jotenkin selvittävä. Kustannukset pitää saada kuriin ja tuhlaus on kielletty. Asiakasohjautuvalla työsolulla tai tiimillä on aina maksava tai työn vastaanottava asiakas.
 

Tiimin prosessi
Tiimin järjestäytymisen prosessi esitetään kuvassa 17. Jokaisen portaan kohdalla syntyy mahdollisuus edetä kahteen suuntaan: oppimiseen ja edistymiseen tai luovuttamiseen ja siis epäonnistumiseen.

Kuva 17. Tiimin järjestäytymisen prosessi tapahtuu kriisien kautta.
 

Porukat ja jengit kuuluvat vastuullisen liiketoiminnan ulkopuolelle vapaa-ajan ja vapaaehtoisen toiminnan piiriin.

Tiiminmuodostus alkaa ryhmästä. Kun ryhmää valmennetaan tai perehdytetään jotain tehtävää varten, siitä kehittyy vähitellen joukkue, jolle voi uskoa vaativampia tehtäviä.

Jalostunein ja kehittynein ryhmätyömuoto on tiimi. Tiiminmuodostus voi viedä vuosia, ja siksi siihen pyritään järjestelmällisesti. Koulutuksen avulla tiimin tehtävät omaksutaan nopeasti ja sen toimivuutta parannetaan.
 

Pienryhmän organisointi
Kung Futsen ajan armeijassa Kiinassa (noin 500 eKr.) organisoitiin ensin pari, sitten kolmikko ja niistä muodostettiin ryhmä. Edelleen kahdesta ryhmästä muodostettiin joukkue, jossa oli siis 10 sotilasta. Suoran organisaation käskyt kulkivat, siihen aikaan edestakaisin ylhäältä alas ja ylös virkatietä eli ketjussa esimiesten kautta. Joukkueen johtajalla oli siis kaksi ryhmänjohtajaa ja kummallakin kolmikon sekä kaksikon johtajat.

Työsoluun koko ja siinä toimivien ihmisten pieni määrä on edelleenkin tehokkaan toiminnan kulmakiviä. Sen sijaan nykyisin toimitaan tosiajassa ja siis tässä ja nyt. Lähettien tarvetta ei ole eikä tieto myöskään aina kulje ryhmän esimiehen kautta.

Yksittäisten tuotteiden tai pienen erän valmistuksen ryhmäkoot ovat useimmiten pieniä kuin suuria. Solussa toimii visuaalinen ohjaus ja sitä täydentää nopea sähköiseen viestintä. Työsolu ja tiimi toimii pienessä tilassa lähekkäin – näkö- ja kuuloetäisyydellä – jolloin vuorovaikutus toimii moitteetta.

Työ sujuu sitä paremmin mitä täsmällisemmin tavara ohjataan paikalle juuri oikeaan tarpeeseen –periaatteella.

Esimies osallistuu usein myös itse työhön. Tiiminmuodostuksen alkuvaiheessa esimies vastaa tilauksen sujumisesta eli aineiden ja tarvikkeiden riittävyydestä, tuotteen laadusta, aikataulusta ja toimituksista. Vähitellen tiimin toiminta kuitenkin kehittyy ja muuttuu itseohjautuvaksi.

Vaikka muodollisen esimiehen roolia ei erikoisemmin tiimeissä korosteta, on jonkun aina vastattava päivän tuotantokiintiön toteutumisesta. Työsolun esimiesvastuu voi myös kiertää.
 

Tiimin tehtävät ja ohjaus
Samalla kun päätösvalta ja vastuu siirretään tiimiin, jäsenten keskinäiset vastuut ja tehtävät lisääntyvät myös yksilötasolla. Tiimin vetäjä koordinoi tehtäviä verkossa, sukkuloi ryhmän, työnsuunnittelun, myynnin ja hankinnan välillä, mutta myös asioi suoraan asiakkaan kanssa. Kukin ryhmän jäsen käynnistää itse tehtävänsä ja suorittaa rutiinit sekä kehittää työtapojaan. Samalla hän vastaa osaltaan myös tuotteen tai palvelun laadusta ja toimitusajasta.

Tiimityön itseohjautuvuus tarkoittaa perimmiltään sitä, että ryhmä itse kehittää ja sopii säännöt, joilla annettu tehtävä tai päivän kiintiö toteutetaan. Tässä kohdin tiimi tarvitsee aluksi koulutukseen perehtyneen valmentajan tai yrityksen sisäisen omien projektien ohjaajan apua.

Koska varsinkin alkava ryhmä käy läpi niin henkilö- kuin sitoutumiskriisinsä, se vaikuttaa myös töiden sujumiseen. Vuorovaikutuksen oppiminen vie aikansa. Vähitellen kuitenkin synergia eli yhteisvaikutus ja harjaantuminen alkavat tuottaa tulosta. Turhat työt ja liikkeet karsiutuvat ja lisäarvoa tuottavat toiminnot jäävät.

Ryhmästä kehittyy joukkue ja myöhemmin toimiva tiimi, joka voi olla ylpeä saavutuksistaan. Osaaminen, rutiinien hallinta ja yhteistoiminnan sujuvuus takaavat usein nopean ja laadukkaan lopputuloksen.
 

Ongelmanratkaisu
Yksittäiset tiimin jäsenet kehittyvät vähitellen mestareiksi, mutta se tapahtuu portaittain tiettyjen oppimisvaiheiden kautta. Osaamiseen kuuluu myös yhteistyö ja ryhmätyötaidot. Mitä vaikeampi ongelma yleensä on, sitä useammat aivot vaaditaan ratkaisua etsimään.

Kehittyneessä tiimissä eri alojen erikoisosaajat, ydintoimintojen parissa jatkuvasti toimivat ja asiantuntijat osallistuvat ongelmanratkaisuun. Tulosvastuullinen työsolu koostuu eritasoisista osaajista oppipojista mestareihin. Ongelmanratkaisu on tietoa, järjestelmällisyyttä, tunnetta ja luovaa toimintaa. Tiimin toiminta on parhaimmillaan sitä kaikkea, kun keskitytään ydinosaamiseen.

Tehtävä

Määrittele yksilön kolme ”kovaa” arvoa yrityksen kannalta katsottuna?

Mitä ymmärretään käsitteillä
a) organisaation oppiminen
b) yksilön elinikäinen oppiminen?

Mitä tarkoitetaan sanonnalla ”Tieto on tuskaa”?

Pohdittavaa

Miksi jengissä tehdään usein tyhmyyksiä?

Milloin urheilevaa joukkuetta voisi kutsua tiimiksi?

Pohdittavaa

Minkä tyyppisissä tehtävissä yrityksessä työskennellään
a) yksin
b) parina
c) kolmisin?

Minkä tyyppinen tehtävä vaatii ryhmän tai joukkueen verran yksilöitä työn suorittamiseen?

Mitä ymmärrät käsitteellä
a) työryhmä
b) palaveri
c) johtoryhmä
d) johtotiimi
e) käskynjako?





 

Pohdittavaa

Miten tiimin toiminta poikkeaa jengin tavoista?

Miten tiimin tai tehokkaan työsolun tapa toimia kehittyy?